Гласът на HR

Човешкият ресурс е основата, на която стъпва успехът на всяка организация. Следователно, набирането на ценен талант е част от работата на HR отделите, придобила фундаментална значимост.

В настоящото издание на нашата рубрика „Гласът на HR” разглеждаме как днешните технологии променят процеса на подбор и как HR професионалистите се адаптират, за да открият и задържат най-добрите таланти. Коментираме темата с Ванеса Влаховска, представител на отдел „Човешки ресурси“ в TSD, която е активно ангажирана с процеса по набиране на нови служители в компанията.

  1. Здравей, Ванеса! Какво според теб е влиянието на софтуерните платформи и приложения за набиране на таланти в HR практиките?

Аз лично виждам влиянието като положително, тъй като софтуерните платформи и приложения спомагат за по-ефективна работа в HR отдела, свързана с набиране и подбор на кадри, търсене, сортиране и анализ на информацията за тях.

В нашата професия и особено в днешно време трябва да се възползваме от всички „жокери“, които съвремието предлага, за да се отличим като работодател за потенциалните кандидати на пазара на труда. Тук визирам най-вече технологиите, които подпомагат и улесняват задачите ни. В този ред на мисли, софтуерните платформи и приложения за набиране на таланти не само, че биха повлияли положително, а са неизменен и задължителен елемент от инструментариума на recruitment екипите.

Такива софтуерни платформи и приложения не само намаляват значително бумащината и улесняват ежедневните ни задачи, а и дават поле за подобряване качеството на работата ни. От една страна те позволяват информацията да бъде събрана на едно място и всички колеги от екипа да имат достъп до най-актуалните данни по всяко време. От друга страна дават чудесна възможност за анализиране и ретроспекция що се отнася до подходящи кандидатури, сегментиране по райони, сфери, длъжности и въобще цялостното провеждане на една (или множество) кампании за подбор на кадри.

А да не говорим, че по отношение на спазването на правила и политики, един софтуер с вградена автоматизация и съответствие за спазване на политики като GDPR намалява възможността за човешка грешка и намалява риска не само за HR екипите, а и за компанията като цяло.

  1. Какъв е балансът между автоматизацията и човешкия фактор в процеса на набиране на служители?

Аз смятам, че е хубаво да търсим и постигаме баланс във всяко едно нещо. Така е и що се отнася до работата ни и комбинирането на технологии и човешки фактор. Грешно би било да смятаме, че трябва да разчитаме само на автоматизациите или, че технологиите и автоматизациите могат изцяло да изместят човека и неговия подход към задачите. Също толкова грешно би било да смятаме, че автоматизациите нямат място в практиката ни, че всичко трябва да мине през човешка ръка.

И двете твърдения са еднакво грешни. Както автоматизациите, така и човешкият фактор имат своите предимства и недостатъци и трябва да се постигне баланс между двете.

Както споменах в отговора на предишния въпрос, трябва да се възползваме от технологиите и техните предимства – в това число спадат и автоматизациите, които платформите предлагат. Например, защо да поддържам ръчно набора от умения на кандидатите през годините, като това може да се автоматизира и да имаме винаги актуално портфолио на кандидати? Защо да помня, че трябва да изпратя имейл за насрочено интервю, когато може автоматично да се изпратят имейли както до кандидата, така и до интервюиращия? Когато въвеждам изисканите умения за дадена позиция, мога автоматично да получа информация за това кои кандидати, кандидатствали за други позиции, притежават този набор от умения. Мога да видя автоматично и кои служители в компанията също имат тези умения в досието си. По този начин аз мога проактивно да се свържа с подходящи кандидати или да взема решението да предложа позицията на служител в компанията още преди да е започнала кампанията за подбор за тази конкретна позиция. Това е един много красноречив пример за симбиоза между автоматизацията и човешкия фактор. Балансът се крие в това, че автоматизацията ни помага в спестяването на време и грешки в рутинните задачи, както и за по-лесно взимане на решения, което пък е базирано на човешки фактор и оценка.

  1. Какви са предизвикателствата, които HR професионалистите могат да срещнат в света на виртуалните интервюта и дистанционната работа?

Първо нека да направим уточнението, че възможността да се правят виртуални интервюта и да се предлага дистанционна работа е в огромен плюс за нашата работа. Не мисля, че има колега от нашия бранш, който би отрекъл това. Това разширява възможностите, улеснява работата и в крайна сметка многократно увеличава успеваемостта в работата на HR-ите в отделите за подбор на кадри.

Но този тип комуникация и работни отношения определено идват и с не малко предизвикателства. Предизвикателствата могат да се разделят в няколко категории. От една страна имаме наличието на технически и процедурни проблеми. Винаги може да се случи да има проблем с камерата, микрофона, нестабилна връзката, шумна среда и т.н. При разговор с повече присъстващи трябва да се направи по-прецизна организация и ръководене на разговора, за да се подсигури, че участниците знаят кога въпросите или информацията се отнасят за тях, което в лека степен затруднява работата ни в такива ситуации.

От друга страна във виртуална среда не може да се възприеме цялата палитра от фактори, които влияят на правилната преценка за един кандидат. В едно виртуално интервю голяма част от невербалната комуникация между участващите в разговора се губи. Не можеш добре да видиш и съответно да разчетеш всички мимики и жестове на събеседника, неговото цялостно състояние и нагласа. Не може да се придобие добра и еднаква представа за обстановката, в която се провежда разговорът. Същото важи и в обратна посока. Кандидатът не винаги може да получи правилното усещане и информация, които ние се опитваме да предадем, точно заради липсата на някои видове невербална комуникация.

А що се отнася до дистанционната работа, тук присъстват същите предизвикателства, но се срещат и други. Колегите от HR екипите, които работят в компании, подобни на нашата, където дистанционната работа е нещо стандартно, срещат допълнителни трудности в:

  • управление на служителите
  • организиране на екипи
  • подсигуряване на спазване на нормативно изисканите мерки за ЗБУТ
  • подсигуряване на ваучери и придобивки по различни програми за признание и мотивация
  • подписване на документи и заявления

Но тук отново виждаме доказателство, че технологиите са тук, за да помагат в работата ни. С правилните софтуерни приложения и платформи можем да сведем до минимум влиянието на тези предизвикателства както в ежедневните ни задачи, така и в крайния резултат от работата ни.

  1. Как технологиите могат да помогнат за по-ефективен процес по набиране на таланти в една компания?

Използването на технологии/софтуерни платформи помага, като ни улеснява в събирането на информация за кандидатите на едно място, тъй като в повечето случаи получаваме кандидатури от различни кариерни канали. След това е също толкова лесно да сортираме и филтрираме информацията за тях.

Мисля, че дадох някои примери, които показват предимствата на това да използваш софтуерни решения в процеса по набиране на таланти, но нека да добавя тук още няколко и може би да обобщя цялостния процес.

Първо нека да започнем със самата заявка, при възникнала нужда от наемане на нов човек. Можем да регистрираме тази заявка в софтуерна платформа и съответно всички от екипа ни да имат достъп до информацията за нея:

  • Кой и кога е направил заявката
  • За кой екип/отдел се търси нов човек
  • Кои са каналите, чрез които ще популяризираме кампанията за набиране на кадри
  • Какви са уменията, които се изискват за позицията. В един от предишните отговори дадох пример как кампанията по подбор може да приключи успешно дори още на този етап, защото аз виждам веднага кои предишни кандидати (а и настоящи служители) отговарят на тези изисквания и мога да им предложа работата.
  • Какви са сроковете, които трябва да бъдат спазени
  • С какъв бюджет разполагаме и много други

Имайки тази информация записана (и екипът ни има синхронизиран достъп до нея) можем по-правилно и ефективно да плануваме и прилагаме всички стъпки в процеса на кампанията. След това идва етапът, в който трябва да се справим с обработката и класифицирането на получените CV-та. Имайки всички получени кандидатури на едно място в платформата, екипът ни може да направи оценка на всяка една и да ги класифицира като например „Чакаща преглед“, „Одобрена – насрочено интервю“, „Одобрена – изпратена оферта към кандидата“, „Отхвърлена – кандидатът не отговаря на изискванията“, „Отхвърлена – кандидатът отказва офертата“ и други. В последствие тези CV-та могат лесно да бъдат групирани, филтрирани и анализирани.

Технологиите също така ни помагат в процеса на планиране и управление на интервюта. Както казах, софтуерът може да насрочи интервю още при класифициране на кандидатура като „Одобрена – насрочено интервю“ и да изпрати автоматично имейли към хората, участващи в интервюто. Всички детайли и бележки по проведеното интервю също въвеждаме в системата и по този начин цялата информация е налична за екипа на едно място и можем информирано да вземем решение. И, разбира се, да „закачим“ избраните кандидати за позицията и успешно да финализираме кампанията. Така имаме още едно предимство – можем да анализираме и правим ретроспекции на кампаниите по подбор за изминалите месец, тримесечие, година и т.н. По този начин нашият екип може да предприема промени и да подобрява работата си на база анализ на предишни резултати.

В системата имаме също и данни за всички кандидати, кандидатствали във фирмата и при всяко ново кандидатстване уменията им се актуализират. А най-важното е, че системата сама се грижи всички GDPR регулации да бъдат спазени.

  1. Какви съвети би дала на HR специалистите, които искат да внедрят нови технологии в своите процеси за набиране на персонал?

Внедряването на нови технологии за набиране на персонал, подобен на нашия продукт Hydrogen, би било решение в правилната посока, тъй като процесът би бил по-организиран, лесен, акуратен и със сигурност препоръчвам на колегите стъпки в тази посока.

Мисля, че от дотук казаното става ясно, че силно препоръчвам на колегите HR специалисти да се възползват максимално от предимствата на софтуерните платформи за оптимизиране на процесите за набиране на персонал. Софтуерът ще направи процеса много по-лесен и организиран. Това ще им помогне да се абстрахират от рутинните задачи и да се фокусират върху креативността си и възможността да развият нови и успешни програми в компаниите си.

А що се отнася до това какво да търсят и как да изберат своята платформа, бих препоръчала да търсят софтуер, който да покрива техните нужди. Ние тук в TSD често казваме, че не ползвателят трябва да нагажда работните си процеси по спецификите на софтуера, а софтуерът трябва да се нагоди по нуждите на ползвателя.

Благодарим на Ванеса Влаховска за интересния и полезен разговор.

Ако и вие бихте искали да разберете как процесът на подбор във вашата компания може да бъде улеснен със софтуерно решение, разгледайте Recruitment модула на нашата Hydrogen HR платформа.