управление на отпуски и болнични

Изграждането и следването на прозрачна и флексибилна политика за съгласуване и отчитане на работното време и отсъствията и предоставяне на възможности като гъвкаво работно време, допълнителен отпуск и работа от вкъщи са сред ключовите фактори за задържане на служителите. Това е неизменна част от една съвременна employer branding стратегия, фокусирана върху удобството и удовлетвореността на служителите.

Проведохме интересен разговор по тази тема с Цвета Ралчевска, Lead HR Specialist в TSD, на който тя ни сподели любопитна информация за ефективния процес на управление на различни периоди като отпуск, болнични, смени, работа от вкъщи, командировка и други в компанията. Научете повече за това в следващото интервю с нея.

  1. Как менажирате ваканциите на служителите и всички останали видове отсъствия? Срещате ли някакви предизвикателства с това в HR отдела?

Управлението на платен и неплатен отпуск и всички видове болнични на служителите би било изключително трудоемък и предразположен към грешки процес, ако не разполагахме с платформа, чрез която той да бъде опростен и автоматизиран. Откакто използваме Hydrogen HR приложението, екипът ни е особено улеснен от тази гледна точка. Аз и колегите имаме много повече време да се фокусираме върху по-важни неща, свързани с благосъстоянието на нашите служители.

В Hydrogen управляваме на едно място всички отпуски и болнични, включително:

  • Редовен годишен отпуск
  • Неплатен отпуск
  • Допълнителен годишен отпуск
  • Отсъствие поради общо заболяване
  • Отсъствие поради гледане на болен и карантина
  • Отсъствие при бременност и раждане
  • Отсъствие за отглеждане на дете до 2 години

Редовният годишен отпуск се заявява лично от служителите през Hydrogen, като това става бързо и удобно. От падащото меню „Approver” те избират своя мениджър или пряк ръководител, който автоматично получава имейл нотификация за изискан отпуск и го одобрява или отказва с един клик. Служителят съответно също бива автоматично уведомен за одобрен или отказан отпуск. Неплатен отпуск може отново да се заяви през Hydrogen. Допълнителен годишен отпуск, като например при бащинство, се въвежда от нас в HR отдела също толкова лесно след изискване от служител и се прикачва съответният документ.

Отсъствия поради неприятни обстоятелства като здравословно неразположение и гледане на болен близък могат да бъдат вкарани в Hydrogen лично от служителя, с прикачване на болничен лист. Друга опция е колегата да уведоми отдел HR и ние да въведем периода в системата. Отсъствията по хубави поводи като бременност и раждане и отглеждане на дете се въвеждат от колегите в HR по същия начин и всичко е лесно и бързо документирано.

  1. Звучи като доста ясен и подреден процес. А какъв е процесът на съгласуване и отчитане на работното време на служителите?

Лесно менажираме и това в Hydrogen. Периодите, чрез които се въвеждат и отчитат работните графици и отработени часове на служителите, са следните:

  • Алтернативно работно време
  • Допълнителни работни часове за деня
  • Работа на 4-часов работен ден
  • Смесена работна смяна – включваща дневен и нощен труд
  • Работа през официален празник
  • Работа през уикенд

Ще дам няколко примера. В TSD сме създали няколко периода за „Работа през официален празник“, които отговарят на работните смени и графици на колегите при клиенти.

За служителите, които са на сумирано изчисляване на работното време, създадохме различни периоди за съчетаване на дневен с нощен труд, спрямо работната им смяна при клиента. По този начин проследяваме дали са акуратни изработените дневни и нощни часове с Присъствена форма 76. Hydrogen улеснява изключително много този процес, защото имаме цялата необходима информация на едно място. И сме сигурни, че тя е точна.

„Алтернативно работно време“ се въвежда от служителя в случаите, когато работното време за даден ден се очаква да бъде по-различно от нормалното за деня.

Удобство за служителите е, че в „Overview“ в Hydrogen всеки може да следи своя плюс/минус баланс на отработени часове и в рамките на месец да ги отработи или съответно да почива.

  1. А работата от вкъщи? Продължава ли да се използва като опция често от служителите и по какъв начин се изисква и проследява?

Служителите все още се възползват от опцията за работа от вкъщи често, не само в TSD, а генерално. И това е една от възможностите, които те оценяват като плюс на работодателя. Работата от вкъщи се изисква, проследява и документира по също толкова лесен и ефективен начин в Hydrogen. Tози тип период се въвежда лично от служителя в платформата, като се добавя кратко описание на текущата нужда да се работи извън офиса. След като периодът е одобрен, той става видим в Общия календар на Hydrogen, където автоматично се синхронизира и визуализира цялата информация за отпуски, болнични, работа от вкъщи, работа от друг офис и т.н. на всички служители. Това е удобство и за колегите, и за нас в отдел „Човешки ресурси“.

  1. Използвате ли Hydrogen и за въвеждане и отчитане на командировки или някакъв друг вид периоди, които не сме споменали?

Да, това също е покрито от Hydrogen. Командировката може да се въведе от HR или от служителя. Вписват се точните дати, причина за командировката и всички останали детайли. За нея е необходимо одобрение от мениджъра на отдела или от по-високо ниво.

Други периоди, които в TSD използваме и също толкова лесно въвеждаме и документираме в платформата, са „Обучение“ и „Работа от друг офис“.

  1. Кои са трите най-полезни функционалности на Hydrogen според теб, когато става дума за управление на отпуските и работното време?

– HR приложението ни дава възможността да генерираме „Отчет за отпуските“, който ни позволява да проследим за всеки един служител:

  • Полагащ се годишен отпуск
  • Планиран годишен отпуск
  • Непланиран годишен отпуск
  • Използван отпуск
  • Оставащ планиран отпуск
  • Брой работни дни
  • Период на отпуската

– Почти всички периоди в Hydrogen са от значение при изчисляването на труда на служителите в края на месеца. В Присъствена форма 76 има легенда, която ни показва с различен код:

  • Работа на 8-часов работен ден
  • Редовен годишен отпуск
  • Неплатен отпуск
  • Отсъствия при бременност и раждане
  • Почивен ден или празник през седмицата или уикенд и др.

Така ефективно проследяваме и изчисляваме конкретните периоди (допълнителни часове, работа през уикенд, работа през официален празник, болнични и т.н.), за да можем да подадем коректна информацията към ТРЗ колегите ни.

– Когато някой колега си пусне отпуск през Hydrogen и той бъде одобрен, платформата автоматично настройва auto-reply, който уведомява всички, изпращащи имейл до него, за неговия отпуск и точния период на отсъствие. Това спестява време на колегите и допринася за тяхната успешна вътрешна и външна комуникация.

 

Благодарим на Цвета за споделената информация!

Ако и вие искате да видите как можете да улесните процеса по въвеждане и отчитане на работното време и отсъствията на вашите служители, заявете безплатно демо на Hydrogen още днес.