Предизвикателства при поддържането на досие на служител
София е ръководител на HR отдел, който доскоро е имал затруднения с управлението на персонала и поддържането на досиетата на служителите.
Основните им цели са да предоставят:
- Актуални данни за оценка на развитието на служителите
- Удобен и бърз достъп до информацията
- Защита за целостта и поверителността на досиетата
Екипът използва Hydrogen, за да избегне неспазване на законовите изисквания и да улесни своевременното актуализиране на данните. Софтуерът има директория с досиетата на служителите, скрита в падащото меню, под секция ‘Organization’, зад името ‘Employees’.
София има удобен табличен изглед, предоставящ информация за всеки служител, като филтрите значително опростяват търсенето на необходимата информация. Ето как Hydrogen прави процеса на създаване на досие на служител лесен и интуитивен.
Как се създава досие на служител в платформата Hydrogen?
В ‘Employees’, София натиска бутона ‘+ Create Person’’, откъдето се отваря форма за въвеждане на основни данни за служителя – три имена, имейл, телефонен номер, дата на раждане и ЕГН. След запазване на промените, новото досие е създадено. То съдържа следните секции с информация.
В първата секция ‘Locations’, София добавя адрес на работното място на служителя. Тази информация е от значение за провеждане на трудови инструктажи и инспекции за условията на работното място.
Следващата секция (‘Department History’) съхранява информацията за стажа на служителя в отделите на компанията. За да регистрира промяна в заемана длъжност в даден отдел, София натиска бутона ‘+ Create Department History’. Последователно въвежда:
- Офис
- Име на длъжност
- Отдел
- Тип работна смяна
- Начална дата /дата на назначаване на съответната длъжност/
- Крайна дата /дата на промяна в заеманата длъжност/
- Компания, за която служи
- Дистанционна работа
С натрупването на трудов стаж в компанията, тази секция се обогатява и дава на досието на служителя съществена роля за придобиване на непредубеден поглед върху трудовата му история.
По подобен начин работи и функционалността ‘Department Histories’ от падащото меню ‘Organization’. Там София може да въведе същата информация в нов запис, който Hydrogen автоматично ще свърже с досието на служителя, и ще го прикачи в секция ‘Department History’.
В секция ‘Reviews‘ София регистрира редовните ревюта и атестации на служителите.
За да регистрира ревю, в досието на един служител, София трябва да влезе в секция ‘Reviews’, да кликне върху ‘+ Create Review’ и да въведе заглавие и тип на ревюто. Записът ще бъде асоцииран със съответната секция от досието.
През времето, в което служител е част от компанията, различен тип разходи се генерират за обучения, командировки, оборудване и други. ‘Expenses’ позволява на София да ги бюджетира по удобен начин.
Една особеност на Hydrogen е модулът за подбор на служители. В него има инструменти за създаване и провеждане на кампании за отворени позиции. Когато София създава такава, тя трябва да посочи какви умения притежава идеалният кандидат. Именно тези умения стават част от досието на служителя, който (ще) заема позицията. С развитието му в компанията и преминати обучения, той ще трупа нови способности, които също ще се добавят в секция ‘Skillset’ в досието.
Обученията от своя страна се характеризират с:
- Тип
- Провеждащ обучението
- Начална и крайна дата
- Оценка на представянето
- Статус
София предварително въвежда видовете обучения в ‘Trainings’, а за служителите, които са ги преминали, се генерират записи в ‘Person Trainings’. И двата модула се намират в падащото меню ‘Staff Management’.
Следващата секция е ‘Contracts’. В нея се прикачват всички договори и споразумения, които са сключвани между служителя и работодателя. В табличен изглед са побрани детайли като дата на влизане в сила, дата на изтичане, дата на подписване, статус и свързани хора.
Упълномощеният персонал, включително HR професионалистите и мениджърите, могат да извличат договори незабавно, когато са необходими за справка или правни цели. Освен това организациите често имат законови задължения да запазят трудовите договори за определен период. ‘Contracts’ улеснява спазването на тези изисквания и спазването на трудовото законодателство.
Сред последните секции от досието на служител са ‘Employee Activities’ и ‘Employee Rewards’. В Hydrogen, София може да създава програми за мотивиране и поощряване на служителите. В ‘Employee Activities’ се съхраняват активностите, за които служителят е получил точки, срещу които може да поиска награда.
Наградите, които са заявени срещу съответен брой точки, се появяват в секцията ‘Employee Rewards’.
В последната секция ‘Recognitions’ се съхранява активна връзка към резюме на:
- Активностите, за които служителят е получил точки
- Брой налични точки
- Брой използвани точки
- Заявени награди
В края на досието са личните данни на служителя, както и таблица с всички прикачени изображения, документи, линкове, събития, известия и напомняния.
Hydrogen предоставя цялостен и интегриран подход към управлението на досиетата на служителите, отговаряйки на високите изисквания за ефективност, сигурност и лесен достъп до информацията. Със София на чело на HR отдела, екипът успешно поддържа и управлява данните за трудовата история на служителите в организацията.
Направете следваща крачка към ефективното управление на персонала. Заявете безплатно демо на Hydrogen и открийте как този софтуер може да подобри и оптимизира управлението на досиетата на служителите във вашия екип.
Leave A Comment