Какво е общото между стенен часовник, джаз банда и вашето работно място? Хармонията, разбира се. Всеки един от тези елементи се базира на крехкия баланс между присъствие на всички и синхронизиране на работата на всички. И все пак, не всички могат да присъстват на всяка изпълнение. Какво се случва, тогава, когато ключов играч отсъства, нарушава ли се ритъмът? На отсъствието от работа често се гледа като на прекъсване на работното ежедневие на цялата организация. И въпреки това, отсъстването от работа е нещо, което се налага на абсолютно всеки служител.

В Древен Рим на работниците се отпускали по няколко дни годишно, наречени „фериае“ – фестивални дни, свързани с религиозна почит. Имало два вида почивни дни за работещите – личните, през които се почитали богове, свързани лично със семейството и рода и публичните, които се почитали от цялото население. Доста от тези практики са останали и до наши дни, в контекста на модерното работно място. Макар че и доста се е променило, все още можем да се обединим върху схващането, че отсъствието от работа е важно не само за възстановяването на работещите, но и за баланса в социума като цяло. Въпреки че днес живеем далеч по-динамично, забързано и дигитално, дните далеч от работното място остават все така важни. Проучванията показват, че добре менажираните отсъствия от работа всъщност подобряват ефективността и продуктивността, редуцират риска от бърнаут и като цяло приповдигат духа.

Нека сега научим повече за видовете отсъствия от работното място и как HR може да управлява тези планирани и непланирани ситуации по-ефективно, така че не просто да запълва липси, а да превърне работното място в такова, където всеки се връща с желание.

Видове отсъствия на служителите

Можем да обобщим три основни типа отсъствия на служителите – упълномощени отсъствия, непланирани отсъствия и неупълномощени отсъствия.

Упълномощени отсъствия

Както името на тази група предполага, това са предварително планирани отсъствия на служителите, при които предварително е ясно изложена причината за отсъствие, знае се срокът на отсъствие, а и заявките и молби за отсъствия са разгледани от съответния мениджър или HR отдел. Респективно, този тип отсъствия са най-лесни и безпроблемни за управление.

Годишен отпуск

Може би първият повод за отсъствие от работа, за който се досещаме е платеният годишен отпуск. Според българското законодателство, всеки служител, който има 8 месеца стаж при поне един работодател, има право на 20 дни платен годишен отпуск всяка година. Платеният годишен отпуск може да бъде използван наведнъж или на части през различни периоди от годината. Някои по-специфични професии, при които се работи при по-специфични професии, може да предлагат възможност за допълнителни дни годишен отпуск.

Има ситуации, в които времетраенето на платения годишен отпуск не е достатъчно и на служителя му се налага да отсъства за по-дълго от работа. В такива ситуации, работодателят може да позволи допълнителен неплатен годишен отпуск по искане на служителя в предварително уговорен срок.

Правилното управление на молбите за годишен отпуск има три основни задачи. На първо място, това е ефективен начин да сте сигурни, че на работното място винаги има достатъчно служители, за да не се нарушава работното ежедневие. На второ място, така сте сигурни, че никой не използва повече дни платен годишен отпуск от полагащите се. На трето място, така сте сигурни, че служителите използват всички полагаеми се дни годишен отпуск, за да не страда менталното здраве на служителите.

Отсъствие за отглеждане на дете

Отпускът по майчинство или бащинство почти във всички случаи е предварително уговорен. Това време се дава на жените да организират раждането, както и да се осигури достатъчно време на родителите, което да прекарат с детето. Според нашия кодекс, по право на родител се полагат 410 дни, 45 дни отпуск преди самото раждане.

Медицински прегледи, отсъствие за гледане на болен

Заболяванията и спешните медицински ситуации не могат да бъдат предвидени и за тях е необходим болничен, издаден от медицинско лице. Но в някои ситуации е възможно предварително да се уговори с работодател, управител или HR служител отсъствие по медицински нужди, например при наличие на предварително уговорен медицински преглед или придружаване на болен член на семейството. На служителите се разрешава отпуск по болест и при случаи на временна неработоспособност, професионална болест, трудова злополука, за санаториално-курортно лечение, в случаи на карантина и др. Условията за използване на такъв тип отпуск е служителят да има най-малко 6 месеца осигурителен стаж.

Отпуск за обучение или като компенсация за допълнително работно време

Всеки служител има право да поиска ауторизирано отсъствие, когато има ангажименти, свързани с обучение или посещение на квалификационни курсове. Отпускът за обучение се изчислява на базата на 5-дневна работна седмица, ето защо е важно и много полезно да разполагате с ефективен софтуер като Hydrogen HR, чрез който да следите всички отсъствия с лекота. В допълнение, работодателят може да предложи допълнителни дни извън работа на служителите, които са работели извънредно. Следенето на прослужени работни часове на всеки служител, включително работа от разстояние или командировки, става лесно чрез модула „Моите дни“ на Hydrogen. Категория „Създай заявка“ на този модул дава възможност на служителите бързо да отправят своите заявки за отпуски и болнични към ръководството или HR отдела. Необходимо е само да се уточни дата на заявката, да се избере опция за вида на заявката от падащото меню „Периоден тип“, да се избере „Одобрител“ (кой ще разгледа заявката), за кои дати се отнася заявката.

Как да администрирате ефективно упълномощените отсъствия?

Както вече споменахме, Hydrogen HR е много полезен инструмент за управление на упълномощени отсъствия на служители. Това се случва през модул „Моите дни“ През категория „Преглед“ на този модул, всеки служител самостоятелно може да следи за оставащи дни годишен отпуск, одобрени и отказани молби за отпуск. Категория „Създай заявка“ се използва за това служителите бързо и ефективно да отправят молби и заявления за отсъствие към ръководството или HR отдела. За HR специалистите пък е полезна категория „Чакащи заявки“, през която може да се следи за всички молби за отсъствие, отправени от служителите на компанията. Категория „Периоди“ пък дава прегледен списък с информация за подадените от всеки служител заявки, проверка в период с каква продължителност ще е отсъствието, по каква причина, дали заявката е одобрена или отказана, кой я е прегледал. Категория „Персонални периодни типове“ дава възможност за добавяне на допълнителни дни годишен отпуск за лоялни служители, поставяне на ограничения в определени ситуации.

Всички тези функционалности са специално разработени от нас, за да направят управлението на отсъствията на служителите максимално улеснено, ефективно и бързо. От друга страна, платформата е създадена да бъде и в удобство на служителите за по-добра организация на техните работни графици, почивки, отсъствия и лесен и бърз достъп до ръководството за подаване на заявки.

Повече за функционалностите на Hydrogen за управление на отпуски и работно време ще научите от тази статия.

Заявете безплатно демо тук и открийте всички начини, по които платформата може да бъде от полза във вашето работно ежедневие.