Ефективното и добре организирано управление на отпуски и работно време винаги е било крайъгълен камък в практиката на всеки HR специалист. Като един от устоите в сферата на човешките ресурси, този процес на менажиране е важен както за продуктивността и успеха на компанията, така и за баланса между работа и личен живот за служителите. Интересно е, че в контекста на съвременното работно място, процесите по управление на отпуски и работно време са претърпели огромна трансформация. От съществените промени в тенденциите на пазара на труда, през масовата дигитализация и вечния стремеж за повишаване на ефективността, организацията и менажирането на работното време днес са с огромен фокус върху улесняването на всички замесени в тези процеси.
В тази статия ще разгледаме някои от най-добрите практики за управление на отпуски и работно време, които Hydrogen HR предлага на съвременния бизнес.
Какво иска съвременният служител?
Истината е, че колкото и да обича своята работа, всеки човек има необходимост от почивка от нея. Работната сила се трансформира сякаш за дни, появяват се нови приоритети, а с тях идват и нови изисквания. Работната култура заема все по-приоритетна позиция, а балансът между работа и личен живот и гъвкавостта са водещи фактори за щастието на служителите.
Всъщност идеята, че една от променливите величини на личното щастие е работата, съвсем не е нова. През 2018 г. се появява и скала, която да измерва щастието в световен мащаб – The Happiness Index. Но преди този термин официално да влезе в речниците, през 1972 г., правителството на Бутан създава „национален брутен индекс на щастието“. Целта е да се постави фокус върху щастието, което да не е зависимо от фактори като финансово състояние, комфорт, или икономически растеж.
За много служители по света, щастието обикновено се свежда до отпуск, почивка, отдалечаване от работата, ваканция. Вероятно тук всички кимаме одобрително, но:
- Според актуален доклад на Glassdoor, служителите използват едва 77% от годишния платен отпуск, който им се полага
- Според проучване на Timetastic, 61% от служителите във Великобритания не са използвали целия си годишен отпуск през 2023 г.
- По-малко от една трета от американските служители са използвали цяла седмица от годишния си отпуск
- Майките на новородени са използвали средно 10 седмици отсъствие за отглеждане на дете през 2023 г.
- Според проучване на People HR, използването на годишен отпуск е паднало със 7.67% за една година
На фона на това, стотици проучвания в сферата сочат, че използването на отпуск е изключително важно за поддържането на здравословен баланс между работа и личен живот и покачва продуктивността на служителите с 40%. Служителите, които не използват полагащите им се дни за почивка се намират под по-висок риск от:
- Бърнаут синдром
- Заболявания, провокирани от стрес и тревожност
- По-ниска удовлетвореност от работа, която се свързва с по-често напускане на работа
- По-ниски нива на мотивация и продуктивност
- Редуцирана креативност
- По-честа нужда от болничен
Съвсем парадоксално, но служителите са спрели да се възползват пълноценно от работните блага, за които са се преборили. И това влияе негативно на тяхната работа. Ето защо в доклада на People HR се подчертава необходимостта от създаване на работна култура, която насърчава и окуражава баланса между почивка и работа, както и повече гъвкавост на работните часове. Как Hydrogen HR успешно може да помогне за постигането именно на тези цели?
Управление на отпуски и ваканции с Hydrogen HR
Софтуерът за управление на човешки ресурси Hydrogen е ценен инструмент за бързото, ефективно и улеснено управление на отпуски и работно време. Създадена, за да подпомага работата на HR специалистите, платформата дава възможност за управление на:
- Годишен платен отпуск
- Неплатен и допълнителен отпуск
- Болнични – отсъствия поради заболявания, карантина, гледане на болен
- Отсъствие при бременност и раждане
- Отсъствие за отглеждане на дете до 2 години
Менажирането на всичко гореспоменато се случва лесно през модул „Моите дни“. Първата категория в този модул е „Преглед“. Чрез нея всеки служител в компанията може да следи за използваните и оставащи дни годишен отпуск, всички одобрени и отказани молби за отпуск. Категория „Създай заявка“ дава възможност на служителите бързо да отправят своите заявки за отпуски и болнични към ръководството или HR отдела. Необходимо е само да се уточни дата на заявката, да се избере опция за вида на заявката от падащото меню „Периоден тип“, да се избере „Одобрител“ (кой ще разгледа заявката), за кои дати се отнася заявката. След като заявката бъде подадена, тя автоматично се изпраща като уведомление до имейл на хората, които ще я разглеждат. Всяко одобрени или отказ на молба за отпуск също се изпраща до имейл на служителя.
В помощ на HR служителите е категория „Чакащи заявки“, която е своеобразен списък на всички заявки от служители, които очакват да бъдат разгледани. Категория „Периоди“ пък дава прегледен списък с информация за подадените от всеки служител заявки, проверка в период с каква продължителност ще е отсъствието, по каква причина, дали заявката е одобрена или отказана, кой я е прегледал. Категория „Персонални периодни типове“ дава възможност за добавяне на допълнителни дни годишен отпуск за лоялни служители, поставяне на ограничения в определени ситуации.
Всички механизми са максимално улеснени и опростени, за да се избегне тромавостта на традиционните процеси, които често представляват изпитание както за HR отдела, така и за самите служители. Така се пести време, ресурси, енергия и се намалява риска от допускане на човешки грешки. Повече по темата може да научите в това интервю с Цвета Ралчевска, Lead HR Specialist в TSD.
Съгласуване и отчитане на алтернативно работно време
Забелязва се покачваща се тенденция на адаптация на алтернативно работно време от много компании в световен мащаб (Flexjobs). Все повече проучвания сочат, че гъвкавостта на работните часове води до значително покачване на продуктивността на служителите (World Economic Forum). Алтернативното работно време има редица преимущества както за служителите:
- Повишена продуктивност (с 4.4% според Flexjobs)
- Подобрен баланс между работа и личен живот (според Officely)
- Повишена ангажираност и лоялност на служителите (с 80% според Flexjobs)
- Преимущества за менталното и физическо здраве
Също и за компаниите:
- По-лесно привличане и задържане на таланти
- Спестяване на финансови ресурси
- По-добро представяне на служителите
- Дори и екологични ползи
С Hydrogen HR е лесно да се управляват, съгласуват и следят заявки за алтернативно работно време, като всичко се случва в модул „Моите дни“. В категория „Периодни типове“ можете да откриете списък с различните опции за алтернативно работно време, включително:
- Допълнителни работни часове
- Работа на 4-часов работен ден
- Смесена работна смяна – включваща дневен и нощен труд
- Работа през официален празник
- Работа през уикенд
Модул „Организация“, категория „Смени“ пък предоставя нагледен списък на периодите за стандартно и алтернативно работно време. Може да се следи кои отдели и служители с какво работно време са, за период с каква продължителност са с такова работно време.
Управление на хибриден модел на работа с Hydrogen HR
Със софтуера за управление на човешки ресурси, заявки за работа от вкъщи се подават лесно, а следенето и документирането на периодите с дистанционна работа са ефективни и максимално опростени. Всички заявки за работа от вкъщи се подават и одобряват/отхвърлят от модул „Моите дни“. След като една заявка бъде одобрена, тя автоматично бива отразена в „Общ календар“ в модул „Компания“, така че всички отдели могат да синхронизират работата си. В тази статия ви запознаваме по-подробно с темата за ползите от демократизацията на гъвкавостта на работата.
В заключение
Работните организации днес имплементират иновативни подходи, с които да отговарят на динамично променящите се нужди на работната сила. Успоредно с това, интегрирането на иновативни софтуерни решения, които да подпомагат тези процеси, значително подобряват работата на експертите човешки ресурси. Както открихме в тази статия, един HR отдел може да спести минимум 7 часа годишно от създаването на хартиени справки за годишен отпуск на служителите, разчитайки на платформи като Hydrogen HR. HR софтуерите симплифицират и автоматизират процесите по управление на отпуски и работно време. Използването на такива платформи ще гарантира, че всички административни процеси на вашия бизнес са в синхрон със съвременните и ефективни стратегии за управление на отпуски и работно време.
Leave A Comment