Дигитализиране на управлението на човешките ресурси
В тази статия ще представим многостранното приложение на Hydrogen в различни области на управление на човешки ресурси. Ще покажем как софтуерът за управление на HR процеси може да автоматизира задачи от провеждане на кампании за подбор на служители до планиране на отпуски и поддържане на вътрешна комуникация с персонала.
Нека видим как платформата се превръща в основна съставка за ефективна работа, спестено време от ръчни процеси и грижа за служителите.
Управление на документооборот и вътрешна комуникация
Автоматизирано генериране на отчети за присъствие
Чрез модула My Days потребителите на HR софтуера автоматично генерират Присъствена форма 76, в която за всеки служител са показани:
- реалният положен труд;
- брой отсъствия;
- отработени часове.
„Без възможността за автоматично генериране на отчет за всеки служител, би ни отнемало 2,5 човекочаса повече, за да въведем в таблица информацията за положения труд при подневно изчисляване на работното време, при СИРВ – всяка специфична смяна, част, от които включват смесени смени с дневен и нощен труд, отпуските и болничните, а след това да изчислим на всеки служител общо отработени дневни часове, общо отработени нощни часове и общо отработени часа за месеца.“
покажат, че са запознати с конкретния документ.”
Марияна Виткова, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Улеснено планиране на ежегодни отпуски
Придържане към регламенти и законови изисквания
“С възможността да създаваме анкети в Hydrogen, запознаваме служителите с промени в компанията и се допитваме до тях за мнения и препоръки. Без дигитализацията, процесът би ни отнел значително време – приблизително 5-6 човекочаса повече. Същите функционалности улесняват запознаването на колегите със задължителните документи, които се изискват от Трудова медицина при постъпване на нов служител:
- Оценка на риска за работа в изнесен офис (WFH);
- Заповед за представляване пред контролните органи на Инспекцията по труда.
Това ни спестява 0,5 човекочаса за изпращане на документите по куриер до служителите, които работят дистанционно. При проверка и HR отделът, и служителят могат веднага да покажат, че са запознати с конкретния документ.”
Марияна Виткова, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Дистанционно организиране на ежегодни медицински изследвания
Hydrogen допринася и за координирането на медицински изследвания на персонала. С анкета за Организиране на годишни медицински прегледи служителите могат лесно и бързо да потвърдят своето присъствие за профилактичен медицински преглед. При отказ веднага може да се генерира нова анкета, с която да потвърдят своя избор.
Автоматизирана програма за мотивация на персонала
Лошо проектираните програми за мотивиране на служителите могат да отнемат значително време както на самия служител, така и на HR отдела. Ако програмата включва твърде много ръчни процеси, като попълване на формуляри или получаване на множество одобрения, това допълнително я усложнява.
“Функционалността Employee Recognition в Hydrogen спестява 6 човекочаса (75%) в нашия отдел, като ни помага:
- бързо и лесно да въвеждаме активности и да предоставяме точки за тях на всеки служител;
- да администрираме всяка заявена награда.
Преди, това се случваше чрез ръчно въвеждане на информацията в Excel таблици.”
Ванеса Влаховска, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Централизирана платформа за наемане на нови служители
Кои фактори са определящи за успеха (или провала) на процеса по подбор на нов персонал?
Ако екипът ви е планирал обширни интервюта и няколко кръга за оценка, това неминуемо ще удължи срока за придобиване на таланти. В комбинация с бавно вземане на решения, може да загубите квалифицирани кандидати. Те също (вътрешно) си правят оценка на работните места, където могат да продължат кариерното си развитие.
Ръчното съхраняване и организиране на автобиографии, планиране на интервюта и обработка на документи освен, че отнемат много време, водят и до грешки. Освен всичко останало, сред основните ви приоритети е да поддържате редовна комуникация с кандидатите.
Какви резултати постигат потребители на Hydrogen с автоматизирането на рутинни задачи?
Улеснен onboarding процес на нови служители
“Използваме Hydrogen и при онбординг на нов служител, като го запознаваме с политиките и процедурите в компанията, Правилник за вътрешния трудов ред, Вътрешните правила за работна заплата. Това ни спестява около 2 човекочаса. Без платформата, след запознаване с всеки официален документ на компанията, служителят трябваше да се подпише в поименен списък.”
Марияна Виткова, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Заявяване на редовен годишен отпуск (част от My Days)
Какво може да затрудни планирането на отпуски на служителите?
- Липса на дигитална документация: Физическите молби за отпуск и процесите на ръчно одобрение могат да доведат до забавяния в предаването на документите.
- Липса на ясни политики: Неясните или двусмислени политики за отпуск могат да доведат до объркване сред служителите.
- Лоша комуникация: Непостоянната комуникация между служители и мениджъри може да доведе до забавяне на обработката на молбите за отпуск.
- Ръчно одобрение: Особено ако минава през няколко нива на управление, одобрението може да се окаже най-голямата пречка.
Какви са ползите от дигитализацията на този работен процес?
“Възможността на служителите да заявяват отпуските си през Hydrogen и те да бъдат одобрени от съответния мениджър, спестява около 2 човекочаса (25%) на нашия отдел, тъй като не се налага да изискваме подпис на хартия от двете страни поотделно.”
Марияна Виткова, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Гарантиране на сигурността и опазване на здравето на персонала на работното място
Провеждане на периодичен инструктаж по безопасност и здраве на работното място (част от Surveys)
HR специалистите отговарят за осигуряването на безопасна и здравословна работна среда. В основата на това начинание лежи необходимостта от ефективно обучение на персонала, както и някои препятствия:
- да ангажирате вниманието на служителите по време на обучението;
- да определите оптималната честота за провеждане на дейността;
- да синхронизирате графиците на служители от различни смени или на работещите дистанционно.
За тези цели, софтуерът за HR процеси прави нужните документи лесно достъпни онлайн и ограничава ръчната работа максимално:
“Годишното провеждане на периодичен инструктаж по безопасност и здраве на работното място чрез Hydrogen спестява на HR отдела ни 3 човекочаса (37.5%), тъй като служителите се запознават и подписват инструктажа изцяло онлайн.”
Марияна Виткова, представител на отдел “Човешки ресурси”, TSD
Заключение
Като автоматизира и централизира важни HR процеси, Hydrogen дава възможност на вашия HR екип да се съсредоточи върху насърчаването на по-продуктивна и ангажирана работна сила. Представените статистики демонстрират измеримата стойност, която платформата би могла да предостави и на вашата организация.
Открийте как софтуерът може да бъде ваш стратегически съюзник в оптимизация на HR процесите. Заявете безплатно демо тук.
Leave A Comment