Струва ли ви се, че дните годишен отпуск изчезват мистериозно в Бермудския триъгълник от документация, срокове и административни процеси? В един момент планирате лятната ваканция, а в следващия се оказва, че заявката за отпуск дори не е обработена, HR отделът е заровен под планина от документи и приоритетни задачи, а полагащите се дни платен и годишен отпуск енигматично са се изпарили като последното парче пица през casual Friday в офиса. И докато за липсата на пицата има съвсем логично обяснение (да, Иване, знаем, че си ти!), безредицата в досието на всеки служител съвсем не е по вина на HR колегите. Обикновено е резултат от старомодни и неефективни системи за управление на отпуск, на които, уви, голям брой компании разчитат все още.

Какви предизвикателства създават отживелите системи за управление на отпуск?

  • Липсата на дигитална документация води до забавяния, забравяния, обърквания
  • Процесите за ръчно одобряване на отпуск са тромави и отнемат твърде много време, а и съществува риск от допускане на грешки
  • Създават се условия за неясни и двусмислени политики за управление на отпуск, което води до недоволство сред служителите
  • Влошава се комуникацията между служител и HR отдел или мениджър, а това отново води до забавяния и грешки

Няма спор, че моделът one-size-fits-all е толкова неактуален и неефективен, колкото и факс машината в офиса, защото всяка съвременна компания има свои индивидуални нужди и персонален подход, когато става въпрос за управление на отпуски и предоставяне на допълнителни дни платен отпуск (например по програми за лоялност на служителите, майчинство и бащинство, като допълнително средство за мотивация и поощряване на персонала). А тези персонални нужди изискват и персонализирана система за менажиране. Такава може да бъде предложена от Hydrogen HR, така че нека научим повече за това как можете да управлявате процесите по заявяване и управляване на отпуск с лекота и каква е новата ни функционалност в този контекст!

Какво ново в Hydrogen HR за управление на отпуск?

Ние в Hydrogen отдавна сме осъзнали важността на процесите по управление на отпуски в един HR отдел и сме се посветили на това да намерим начини да направим тези процеси много по-лесни, конкретни и ясни както за HR специалистите и работодателите, така и за самите служители. В добавка към вече разработените функционалности за постигане на тези цели, сега представяме нещо съвсем ново и гарантиращо още по-висока ефективност – новите персонализирани квоти за отпуск. Тази нова функционалност на Hydrogen е със сериозен потенциал, обещаваща и осигуряваща автоматизирано, централизирано и персонализирано проследяване на всички ваканционни дни на служителите в рамките на компанията.

Представете си само една лесна за използване дигитална платформа, която обобщава всички дни платен годишен и допълнителен отпуск по фирмени програми и която предлага лесен и бърз достъп до тази информация за всички заинтересовани страни. Без повече безкрайни Excel таблици, без постоянни въпроси от работещите: „Хей, можеш ли да ми кажеш колко дни отпуск ми останаха?“, само яснота, автоматизация, ред и удобство.

Според проучване на SHRM, 78% от служителите в световен мащаб споделят, че чувстват раздразнение, когато нямат бърз и лесен достъп до информация за оставащите им дни годишен отпуск. От HR Dive са пресметнали, че ръчната обработка на заявки за отпуск и всички допълнителни процедури, задачи и калкулации, свързани с нея, отнема на HR специалистите средно по 20 часа всеки месец! Това са почти три пълни работни дни месечно – твърде много, съгласете се! Затова ние от Hydrogen доразвихме нашата платформа, като добавяме новата функционалност за персонализирани квоти. Благодарение на нея, чрез автоматизиран процес се генерират всички налични дни платен годишен отпуск за конкретен служител, взимайки се предвид и допълнителните дни отпуск по дадени фирмени програми. Освен това, новата функционалност позволява бърз и лесен трансфер на останали дни отпуск от миналата към текущата година. С това значително се улеснява работата на HR отдела, спестяват се ресурси и време, а и се повишава удовлетвореността на служителите. Повече за това как можете да спестите още време и ресурси с помощта на автоматизациите на Hydrogen ще откриете в тази статия.

Предизвикателствата, пред които са изправени служители и HR

Управлението и заявяването на платен годишен отпуск може да изправи служителите, работодателите и HR отделите пред редица предизвикателства, включително:

  • 67% от HR специалистите посочват менажирането на платени годишни отпуски като едно от основните предизвикателства в своята работа (XpertHR)
  • Близо 18.5 часа всеки месец са необходими на HR-ите във Великобритания, за да обработят заявките за годишен отпуск (BreatheHR)
  • $28.1 милиона е сумата, която австралийските компании HIE и HISS се е наложило да заплатят на 2000 свои служители, заради некоректно ниско заплащане на годишните им отпуски (The Australian). Не изолиран случай, тази реална история отново напомня за огромната нужда от по-добра организация и спазване на нормативните изисквания при обработка на заявки за отпуск и калкулиране.
  • Зараждане на феноменът “quiet vacationing”, при който служителите работят от разстояние, докато са във ваканция, но без да предупредят за това своите мениджъри. Този феномен е резултат от неадекватни и неефективни процедури за заявление и одобрение на отпуск (Popsugar).

Това, което старите и неактуални методи за управление на отпуски са постигнали, може да се опише като липса на ред и организация, времеемки и неефективни процеси, натовареност на HR служителите, грешки, забавяния, обърквания, липса на яснота, съзнателно или несъзнателно неспазване на закони и нормативи.

Защо е важен персонализираният подход към всеки служител?

Няма спор, че персонализираните инструменти за управление на отпуски гарантират значително улеснение и спестяване на ресурси и време за ръководството на компаниите. Инструменти като Hydrogen минимизират риска от допускане на грешки и неточности, забавяне. Hydrogen може да бъде адаптиран към индивидуалните нужди и вътрешни политики на всяка компания, предлагайки гъвкавост и ефективност. Не на последно място по важност, персонализираният подход към всеки служител, който Hydrogen осигурява, е от съществено значение за изграждането на здравословна и положителна работна култура.

Според проучване на Psico-Smart, компаниите, които въвеждат и предлагат по-гъвкави възможности за отпуски и алтернативно работно време отчитат с 25% по-нисък риск от напускане на служителите. Такава инициатива е подета от техническия гигант Salesforce, а въвеждането ѝ е довела до 15% повишаване на ангажираността и продуктивността на служителите само за 2 години.

Дните, в които единствената облага за служителите е годишният им платен отпуск, отдавна отминаха. В днешния динамичен свят, все повече компании разпознават необходимостта от по-персонализиран и гъвкав подход към нуждите и желанията на всеки служител, необходимостта от повече баланс между работа и личен живот. Това поражда необходимостта от програми с допълнителни облаги, например допълнителни дни към годишния отпуск за лоялни служители, или пък “pawternity” (допълнителни дни платен годишен отпуск за стопани на домашни любимци), които някои напредничави компании вече въвеждат (New York Post).

От научна гледна точка, ставаме свидетели на промени в пластовете на йерархичната пирамида на потребностите на Маслоу. Служителите вече не само искат да задоволяват базовите си нужди, но и да надграждат до степен удовлетвореност и възможности за персонален растеж. От съвсем практична гледна точка тук говорим за необходимостта компаниите да не губят инерция, когато искат да запазят своите топ таланти, предлагайки персонализиран подход към всеки аспект от взаимодействието със служители. Включително и предоставянето на възможности за почивка.

Какъв персонализиран подход предлага Hydrogen ?

Новата функционалност на нашата платформа за персонализирани квоти за отпуск е само един аспект от цялостната ни иновативна система за управление на отпуски и алтернативно работно време с лекота.

Менажирането на всички годишни и допълнителни дни отпуск се случва през модула „Моите дни“. В него можете да откриете подкатегорията „Преглед“, която позволява на всеки служител да следи своите оставащи дни отпуск през годината, навсякъде и по всяко време. В тази страница се съдържа информация и за всички приети и отказани заявления за ваканция. Категория „Създай заявка“, съвсем логично, дава възможност за бързо и лесно създаване на заявка за отпуск и насочването ѝ към съответния „Одобрител“. Известяване за всяка нова заявка бива автоматично изпращано и по имейл на съответния одобрител, а резултатите от разглеждането на заявката биват моментално изпратени до имейл на конкретния служител. Така се избягва рискът от обърквания и забавяния.

Всички очакващи одобрение или отказ заявки са систематизирани в категория „Чакащи заявки“, а допълнителните дни годишен отпуск за лоялни служители или на друго основания могат да бъдат добавени към профила на всеки служител през страницата „Персонални периодни типове“. Новата функционалност за персонални квоти допълнително подчертава ефективността на модула „Моите дни“, автоматизирайки изцяло процесите по калкулиране, анализ и генериране на ваканционни дни и трансфер на миналогодишни дни към настоящата година. Така се внася повече яснота и коректност за служителите, а работата на HR отдела е в пъти по-улеснена. Повече по темата за ефективно управление на отпуски с Hydrogen ще откриете тук и тук.

В заключение

Нека бъдем напълно откровени – подаването и обработването на заявки за отпуск не бива да носи усещане, че сме изправени пред инженерен план на ракета, или пък трябва да наредим кубчето на Рубик за 10 секунди. Не е необходимо тези процеси да са затруднени, да отнемат твърде много време и да водят до объркване. Напротив, с Hydrogen се стремим към автоматизация, улеснение и перфектна организация. И ги постигаме! Сега спокойно можеш да подадеш заявка за отпуск през Hydrogen и да започнеш да опаковаш багажа. Но преди това…

Искате ли да знаете повече за това как Hydrogen HR може да бъде полезен във всеки аспект от работното ежедневие? Заявете безплатно демо!