Все повече професии в съвременния свят разчитат на нови технологии и дигитализация за постигане на по-добри резултати, за по-кратък времеви период, по-ефективно. HR отделите не правят изключение. Макар че популярното схващане е, че модерните технологии и изкуственият интелект ще изместят човешкия фактор, което води до сериозни притеснения и негативно отношение към всякакъв вид автоматизация на работните задачи, това съвсем не е вярно. Истината е, че всяка автоматизация на рутинни работни задачи води до оптимизиране на ефикасността на всеки един HR специалист. Освен това освобождава време, което може да бъде използвано по-пълноценно за стратегическия и аналитичен аспект на работата. Преди всичко, автоматизацията на рутинните задачи поставя човешкия фактор в центъра.

Според проучване на CareerBuilder, средностатистическият HR мениджър губи по 14 работни часа седмично, извършвайки рутинни задачи. Задачи, които категорично могат да бъдат автоматизирани. Истината е, че успешната автоматизация с Hydrogen или с помощта на софтуер за управление на човешки ресурси като цяло, не само спестява време, а предлага редица допълнителни преимущества.

Ползи на автоматизация с Hydrogen – човешките ресурси в центъра на стратегията

Интегрирането на софтуери за автоматизация на редица процеси в сферата на човешки ресурси се е повишило с 599% през последните две години (SHRM) и това не е никак изненадващо. 61% от HR мениджърите сериозно планират инвестиция в ИИ технологии с цел автоматизация на редица процеси и задачи, според тазгодишен доклад на SHRM.

Благодарение на ефективната автоматизация с Hydrogen, вие печелите не само време. Използването на софтуер като Hydrogen предлага на HR експертите инструментариум за анализ на тенденции и ценна информация и то своевременно. Това допринася за взимането на по-добре информирани решения. Специалистите имат възможността навреме и адекватно да се адаптират към всяка промяна в пазара на труда. Ефективната автоматизация с Hydrogen предлага повече динамика, спестяване на повече ресурси, по-добра организация, повишена ефективност, по-добро преживяване за всеки служител, достъп до повече информация, подобрена комуникация и колаборация, по-малко грешки и още.

Как интегрирането на автоматизация с Hydrogen помага на вашия бизнес

Hydrogen HR е дигитална платформа за централизирано управление на редица процеси и задачи в сферата на човешките ресурси. Основната цел на платформата е да улесни и оптимизира редица работни процеси, което, разбира се, включва и автоматизация с Hydrogen на рутинните задачи и ангажименти. Това се постига чрез редица функционалности, посветени на автоматизираното управление на процеси като набиране на персонал, онбординг, управление на алтернативно работно време и отпуски, предоставяне на обратна връзка, вътрешна комуникация, кампании за мотивация на персонала и още, както вече научихме от тази статия.

Опростено управление на процеси по подбор на служители

Традиционната кампания по подбор и наемане на служители включва редица задачи, които обикновено трябва да бъдат свършени от HR отдела, включително:

  • Публикуване на обяви за работа
  • Следене и обработка на получените отговори
  • Преглед на автобиографии и мотивационни писма
  • Предварително оценяване и филтриране на кандидатурите
  • Избор на критерии за по-задълбочен подбор
  • Изпращане на отговори
  • Планиране и провеждане на интервюта

Когато една компания не се възползва от автоматизация с Hydrogen на някои или всички тези процеси, нейният HR отдел губи огромно количество време в изпълнение на всички тези задачи. По данни на Workato, през последната година само организацията на интервюта за работа чрез инструменти за автоматизация на този процес е отбелязала ръст от 1000%. Изпращането на автоматични отговори на кандидати за дадена позиция заема 33% от автоматизацията на кампаниите за подбор на служители. Тези данни, а и практиката показват, че ефективната автоматизация с Hydrogen може да предложи множество ползи на всяка кампания за подбор на персонал.

Благодарение на Hydrogen, вие можете да автоматизирате следните задачи:

  • Публикуване на обяви за работа – в модул „Подбор на кадри“, категория „Обяви за работа“
  • Архив на всички кандидати по обяви – в модул „Подбор на кадри“, категория „Кандидатури по обява“ и „Кандидати“
  • Организация и провеждане на интервюта – в модул „Подбор на кадри“, категория „Интервюта“

Повече за работата с тези функционалности можете да откриете в тази статия.

Ефективен онбординг без забавяния и излишна документация

Традиционният процес по онбординг на нови служители обикновено включва:

  • Предоставяне и събиране на документация за верификация
  • Подписване на формуляри и документи
  • Предоставяне на достъп до ресурси и софтуер
  • Проверка и одобряване на работни процеси и още

С подходящият софтуер, който да автоматизира тези задачи, те частично или изцяло отпадат от работния график на HR експерта. С Hydrogen автоматично могат да бъдат разпращани съобщения, нотификации, покани, както и да се следи с лекота дали всички необходими документи са попълнени и подписани. Платформата позволява бърз достъп до архив от документация и предоставяне на достъп до софтуерни продукти без да е необходима намесата на IT отдела.

  • В модул „Компания“, категория „Документация“ можете да откриете всички необходими документи, както и шаблони за бързо създаване на такива
  • Модул „Организация“, категория „Служители“ позволява бързото създаване на досие на всеки служител и съдържа важна информация
  • Модул „Анкети“ и едноименната категория пък са предвидени са бързото разпращане на документация за попълване
  • От модул „Активи“ може да бъде зачислена служебна техника и други офис активи на новите служители и да се следи временната им собственост

Автоматизираният онбординг заема 20% от общото количество HR автоматизации (Workato), с което на отделите се спестяват часове загубени в рутинни задачи. Повече за възможностите за автоматизиран онбординг на Hydrogen ще прочетете в тази статия.

Автоматизирано управление на досиета на служителите

Друг основен процес от работата на HR служителите е управлението на досиетата на всички служители на компанията. Макар и основен, този процес е рутинен и може с лекота да бъде автоматизиран. Защо е нужна добра организация при управление на досиетата на служителите?

  • За да се поддържат данните актуални и да се следи прогресът на всеки служител
  • За да се попълват своевременно документи, необходими по нови или актуализирани изисквания
  • За да се запази сигурността и поверителността на чувствителни данни
  • За да се проследяват служебни активи по-лесно
  • За да се създаде добре организиран архив от данни за представяне и обучения

Hydrogen е създаден, за да оптимизира и да се грижи за всички тези процеси. Повече за работата с всички функционалности, полезни за ефективното управление на служителски досиета, ще откриете в тази статия.

Най-добри практики за управление на отпуски и работно време

Ръчното калкулиране и одобряване на молби за отпуск и алтернативно работно време може да отнеме твърде много работни часове. Традиционно този процес изисква:

  • Проверка на оставащите дни отпуск или възможности за алтернативно работно време на всеки служител
  • Добра организация на работния график при липса на служител
  • Получаване на съгласие от мениджър или друг оторизиран представител на ръководството
  • Записване и архивиране на всеки отпуск, командировка, алтернативно работно време

Освен че са времеемки, всички тези задачи попадат и под риск от допускане на грешка. Добрата новина е, че софтуерни продукти като Hydrogen предлагат автоматизация на всички тези задачи, така че всичко да се случва по-бързо, по-ефективно и без опасност от грешки. Всичко това се случва през модул „Моите дни“. От една страна HR специалистите могат бързо и лесно да получават и обработват заявки, както и да следят за оставащи дни годишен отпуск, например, които са предварително калкулирани от програмата. От друга, чрез категория „Създай заявка“ служителите могат с лекота да подават своите молби за платен и неплатен отпуск, алтернативно работно време, работа от вкъщи, промяна на работната смяна, работа от друг офис и т.н. Повече за възможностите на този модул сме коментирали в тази статия.

Автоматизиран процес по менажиране на представянето

Ревютата на представянето на всеки служител и атестациите са може би най-важните и информативни метрики за проследяване на прогреса, дефиниране на силни и слаби страни, нужда от допълнителна квалификация. На базата на тези данни, компанията може да взима информирани решения за повишения, нужда от допълнителни обучения, вътрешна миграция на служителите, да изгради ясно пътищата към успех на всеки служител.

Уви, традиционните методи за събиране на такава информация изискват часове работа и огромна част от фокуса на HR отдела. Но не и с помощта на Hydrogen! Специално създадената категория „Ревюта“ на модул „Управление на персонал“ опосредствява бързото създаване, разпращане, следене и архивиране на всички разновидности оценки на представянето, както можем да научим от тази статия.

Интегрирането на софтуер за автоматизиране на рутинни HR и административни задачи като Hydrogen е плюс за всяка компания. Този вид дигитални платформи помагат за оптимизирането на огромен спектър от задачи и процеси. Редуцирането на това натоварване върху HR експертите значително редуцира и часове излишна работа, риск от допускане на грешки, а успоредно с това максимизира ефективността, обещава последователност и добра организация. Автоматизацията помага на HR специалистите да се фокусират върху човешкия аспект на тяхната работа, оформяйки позитивна работна култура, грижейки се за менталното здраве на всеки служител, създавайки баланс, осигурявайки подкрепа, концентрирайки се върху стратегическото израстване на всеки и на компанията.

Искате да научите как автоматизацията с Hydrogen ще отговори на вашите бизнес нужди? Заявете безплатно демо тук.