От спокойното и уседнало битие в офиса до дигиталното номадство – еволюцията на работещия човек взе остър обратен завой по времевата линия на човечеството. Това, което през годините на световна пандемия започна като основна мярка за сигурност, днес е по-скоро новият стандарт в редица индустрии (до степен 50% от работещите да са готови да напуснат работа, ако тя не предлага възможност за работа от вкъщи, според проучване на LinkedIn). На повърхността, хибридният модел и дистанционната работа са всичко, което работническите синдикати не са си позволявали да пожелават даже и в най-смелите мечти. Да работиш извън четирите стени на офиса дава автономност, повече гъвкавост, спестява време и ресурси. Плюсовете на тези модели на работа не подминават и компаниите и техните мениджъри. Хибридната и дистанционна работа позволяват по-голям достъп до по-широк кръг от специалисти и таланти, спестяват ценни ресурси и дори обещават повишена продуктивност (с невероятните 77% според проучване на Stanford University). Само че тези, които определяме като основните предимства на гъвкавите и алтернативни модели на работа, неусетно могат да се превърнат и в най-рискованите клопки.

Промяната е повече от очевидна – близо една трета от работещите американци са заменили разговорите с колеги пред офисната кафемашина с онлайн чатове, а работните им костюми залежават в гардероба (Gallup, 2023). Почти половината работещи пък са на хибриден модел (McKinsey & Company, 2023). Но тази промяна не просто размести тектонските плочи под модерните офис сгради, а и оголи някои от скритите мини и капани на дистанционната работа.

Какви предизвикателства крият дистанционната работа и алтернативните работни модели, как HR специалистите да навигират безопасно това минно поле и как Hydrogen HR ефективно помага за тази цел можете да научите в тази статия.

Влошена комуникация

Eфективната и навременна комуникация е носещата стена на всяка работна организация. Дистанционната работа промени значително начина, по който протича комуникацията в рамките на всяка компания. Работните срещи и брейнсторминг сесии преминаха от конферентната зала в Zoom. Комуникацията и взаимодействието между колегите вече се случва в приложения за онлайн чат. Иронията се крие там, че дигиталните инструменти, които са създадени да опосредствят и улеснят комуникацията между служителите всъщност много често я объркват и затрудняват.

От една страна, липсата на контакт „лице в лице“ често крие опасности като неправилна интерпретация, недоразумения, забавяния, погрешни разбирания, особено когато сме лишени от възможността да интерпретираме и невербални източници на информация като език на тялото, тон на гласа. Всичко това отнема от възможността служителите да създават помежду си здравословни и пълноценни отношения, създавайки изолация, която неминуемо влияе на продуктивността, взаимодействието на идеите, решаването на проблеми, постигането на заложените цели. 30% от работещите дистанционно споделят, че се чувстват по-малко свързани със своите колеги, което значително е намалило тяхната способност да работят, разменят идеи и решават проблеми екипно (Buffer).

От друга страна, поради липсата на физическа близост, комуникацията в условия на дистанция се е увеличила многократно. Повече съобщения, повече онлайн срещи и разговори, повече имейли, повече дигитални платформи за общуване и всички те се борят за вниманието ни. 85% от работещите дистанционно използват много повече дигитални инструменти за общуване от колегите им в офиса (Buffer). Всичко това води до т.нар. “Zoom fatigue” или пренатоварване с онлайн комуникация, което лесно води до понижена продуктивност, преумора, разсейване. 42% от работещите от разстояние споделят, че участват в много повече онлайн срещи, отколкото на колегите им в офиса се налага да посещават (Gartner).

Намалена продуктивност и ангажираност

Макар че дистанционната работа носи много автономност, гъвкавост и други предимства, поддържането на високо ниво на продуктивност извън офиса може да бъде и сериозно предизвикателство. Неумение за ефективно менажиране на времето, липса на напътствия и наблюдение от страна на ръководителите и разсейващи фактори са само част от проблемите на асинхронната работа. Проучване на Gallup установява, че едва 20% от дистанционно работещите се чувстват ангажирани с работните процеси. Това само илюстрира предизвикателствата пред HR специалистите за задържането и ангажирането на таланти. За 40% от мениджърите на проекти е в пъти по-трудно да координират и проследяват работата на своите екипи (Asana). 40% от HR мениджърите изпитват трудности при правилното оценяване на представянето на служителите, които работят от разстояние (Gartner).

Ограничен достъп до ресурси и възможности за усъвършенстване

Дистанционната работа крие сериозен риск от ограничаване на достъпа до ценни ресурси за всички служители на компанията. Това може да означава, че служителите, работещи от разстояние, нямат достъп до специфичен софтуер и програми, както и източници на информация и менторство, които иначе биха помогнали за ежедневните им работни отговорности.

Дистанционната работа може да означава и ограничен достъп до възможности за усъвършенстване, квалифициране и придобиване на важни за работата умения. Въпреки че 70% от HR отделите са мигрирали към онлайн форми на обучение, 50% от тях твърдят, че този вид обучения са много по-неефективни от традиционните (University of Colorado Boulder).

Добрата новина е, че платформи като Hydrogen HR предлагат ефективни възможности както за организация на външни и вътрешни обучения, така и за проследяване и оценка на резултатите от тях. Всички тези функционалности можете да откриете в модул „Управление на персонал“ – „Обучения“. Повече за предимствата на тези функционалности може да научите от тази статия.

Затруднено привличане на служители и онбординг

HR специалистите имат много повече възможности за наемане на таланти, когато географските ограничения на работата в офис не съществуват. И все пак, за много от тях процесите по намиране и наемане на служители е свързано с много предизвикателства. Едно основно такова е липсата на подходящи дигитални канали за ефективната организация на тези процеси. Hydrogen HR с лекота решава този проблем. С този софтуер, процесите по подбор на таланти, провеждане на интервюта и оценка на уменията са значително опростени, както научаваме от тази статия. Всичко необходимо можете да откриете в модул „Подбор на кадри“, а новата AI функционалност на Hydrogen спестява още повече време и усилия при разглеждането на кандидатури.

Процесите по ефективен онбординг на нови служители също са значително опростени и напълно автоматизирани с помощта на Hydrogen, както можем да научим от тази статия. Това не само спестява време и усилия при интегрирането на нови служители, но и може да реши редица предизвикателства като невъзможност на новите служители да разберат фирмената култура, да взаимодействат пълноценно с всички работни екипи. Чудесно решение за предизвикателствата пред 54% от HR ръководителите, за които поддържането на сплотена фирмена култура от разстояние е проблематично (LinkedIn).

Как можете с лекота да организирате алтернативни модели на работа с Hydrogen HR?

Hydrogen HR разполага с модул, специално разработен, за да улесни и организира възможностите за алтернативна, хибридна и дистанционна работа. Модул „Моите дни“ предлага възможност както за служителите лесно да заявяват гъвкави работни условия, така и за HR професионалистите лесно да менажират, проследяват и документират тези заявки. Как на практика експертите човешки ресурси използват модула можете да научите в това интервю. Нека разгледаме функционалностите:

  • „Преглед“ – първата категория на модула представлява общ изглед на всички алтернативни работни времена на служителя, които автоматично се отбелязват в годишен календар за повече прегледност. Различните типове алтернативно работно време, допълнително отработено време и отсъствия от работа са в различни цветове за по-добра видимост. В това поле откривате и броячи на оставащи дни отпуск, работни часове, отработени дистанционно и още. Допълнителна видимост на тези алтернативни работни времена е налична и в категория „Планирани дни“.
  • „Създай заявка“ – тази категория дава възможност на служителите да заявят желанието си да работят по алтернативен модел. От падащото меню на „Периоден тип“ се избира типът алтернативна работа, за която се прави заявката – работа от вкъщи, алтернативно работно време, допълнителни работни часове, работа през уикенд и т.н. Следващото падащо меню „Одобрител“ се попълва с избора на ръководителя, който е оторизиран да прегледа и одобри/откаже заявката. Следва избор на „Дати и Времена“ – колко работни дни ще бъдат отработени алтернативно, колко часове, в кой часови диапазон. Има възможност и за оставяне на допълнителен коментар в полето „Бележки“. След създаване и изпращане на заявката, заинтересованите лица автоматично получават известие в електронната си поща. При одобрени или отхвърляне на заявката, служителят също получава такова известие, а одобрените заявки автоматично се отразяват и в календара на категория „Преглед“ и в категория „Общ календар“.
  • „Чакащи заявки“ – тази категория е видима както за служителя, така и за отговорните лица (преки ръководители, HR служители, мениджъри на екипи). Тук попадат всички заявки, които още не са били прегледани или тези, по които се изисква предоставяне на допълнителна информация или преглед от още одобрители.
  • „Периоди“ – представлява своеобразен архив с информация и подробности за всички заявки за алтернативна и дистанционна работа в компанията. Много полезна функционалност за бързо и лесно проследяване на всички заявки от полза в работата на отдел „Човешки ресурси“.
  • „Периодни типове“ – Заедно с категория „Периоден тип групи“, тези две функционалности позволяват ефективното дефиниране и менажиране на всички опции за гъвкаво работно време в рамките на компанията. Категория „Периодни типове“ позволява пълно персонализиране според нуждите и изискванията на всяка компания, включително какъв тип алтернативна работа е позволена, колко често конкретен служител може да подава заявки за такава, има ли ограничение в броя алтернативни работни часове на седмична/месечна/годишна база, кои служители са оторизирани да преглеждат и одобряват заявки, колко нива на одобрение трябва да премине всяка заявка и т.н.

Повече за възможностите на Hydrogen HR за ефективното управление на работното време можете да откриете в тази статия.

90% от специалистите човешки ресурси днес използват иновативни дигитални инструменти, с които ефективно да управляват работата и представянето на служителите от разстояние (Gartner). Няма съмнение, че промените на пазара на труда изискват нови подходи и стратегии. Hydrogen HR предоставя всички функционалности, с които с лекота да решите предизвикателствата, породени от дистанционната работа и гъвкавите работни условия. В тази статия споделихме за част от тях, но можете да научите още повече подробности, като заявите безплатно демо тук.