Създаване на култура на обратна връзка с Hydrogen HR

В динамичния пейзаж на съвременните работни места, създаването и окуражаване на култура на обратна връзка се утвърждава като кардинална стратегия за подпомагане на професионалното и личностно израстване на служителите. Обратната връзка често се явява един от аспектите, който подобрява представянето на служителите, също и насърчава изграждането на позитивна работна атмосфера.

Въпреки това създаването и поддържането на устойчива култура на обратна връзка може да бъде предизвикателство за ръководството на компанията, както и за специалистите човешки ресурси, които често са ангажирани с още безброй приоритетни ангажименти. Появата и разработването на иновативни софтуери в помощ на HR специалистите като Hydrogen HR със сигурност революционизира начина, по който обратната връзка се иска и предоставя в рамките на компанията, като по този начин пробива път за все по-ефективна комуникация и колаборация между служители от всички отдели и на всяко ниво от фирмената йерархия.

Проучванията не подвеждат

През 2024-та година, концепцията за култура на обратна връзка осезаемо се трансформира от „би било добре“ към „просто задължително“. Макар че често значимостта ѝ бива неглижирана, обратната връзка всъщност е незаменимият фактор, който подхранва израстването и усъвършенстването на една работна организация във всичките ѝ аспекти. В добавка, работна атмосфера, която окуражава откровеното и искрено споделяне на обратна връзка, обикновено е такава, която е доминирана от доверие, прозрачност и отговорност сред служителите, ултимативно водейки до по-голяма ангажираност и по-висока продуктивност.

Числата подкрепят тези разсъждения – съвременни проучвания по темата илюстрират ясно написаното. Според проучване от 2024 г. на Exploding Topics:

96% от служителите са съгласни, че получаването на редовна обратна връзка е конструктивно.
Служителите, които получават обратна връзка от ръководството, са 69% по-склонни да се стараят повече в работата си.
41% от запитаните са напускали работно място, защото на обратната им връзка не е било обърнато внимание.

Изследване на Quantum Workplace обобщава резултатите от редовното предоставяне на обратна връзка:

2 пъти по-висока ангажираност сред служителите
3 пъти по-малък риск служителите да сменят работното си място
4 пъти по-голям шанс служителите да останат на работа в компанията дългосрочно

Позитивните резултати от създаването на култура на обратна връзка не са само в полза на служителите, а и на ръководството и собствениците на компании. Според изследване на Institute for Corporate Productivity и the Center for Effective Organizations, компаниите с устойчива култура на обратна връзка отбелязват 2 пъти по-висок годишен марж/приход и 2 пъти по-висока възвращаемост на инвестициите.

Какво всъщност е култура на обратна връзка?

Културата на обратна връзка не е еднократно събитие в рамките на работната организация, а по-скоро постоянна и интегрална част от всяка работна практика. Смисълът на създаване на такъв тип работна култура е създаването на работна среда, в която откровената и конструктивна комуникация да процъфтява.

Този вид култура окуражава служители от всички нива на йерархията в компанията открито да споделят както позитивна, така и негативна обратна връзка с цел подобряване както на индивидуалното, така и на колективното представяне.

Когато една компания успее да създаде устойчива култура на обратна връзка, всеки служител започва да приема този вид комуникация като натурална и есенциална част от професионалния растеж и усъвършенстване. Така се създава атмосфера, в която всеки служител без притеснения и уверено да споделя своето мнение, притеснения, наблюдения и идеи. Така също се промотира по-добра адаптация, по-висока ангажираност и постоянно учене, които сплотяват екипите и засилват позициите на компанията.

Какви са целите на изграждане на устойчива култура на обратна връзка?

На обратната връзка обикновено се гледа като на конструктивен инструмент. Освен за корпоративен растеж, тя е ценна и в личностен аспект. Тя предоставя стратегии, механизми и техники за получаване на полезни насоки, за синхронизиране на личните цели с тези на компанията, за по-добро разбиране на влиянието, което има извършената работа.

Ръководителите на бизнеса, от своя страна, могат да взимат информирани решения, базирани на получените и анализирани данни, да разрешават възникналите проблеми, да помагат за по-безболезнена адаптация към всички външни и вътрешни промени.

Катализатор на израстване – обратната връзка помага на всеки човек да осъзнае своите силни страни и да работи върху своите слабости (илюстрирано от това проучване, поместено в Journal of Applied Psychology)
Засилване на волята – докато позитивната обратна връзка създава повече ентусиазъм, негативната може да бъде дозата осъзнаване, че нещо трябва да се промени. При всяко положение, обратната връзка повишава ангажираността на служителите (илюстрирано от това изследване на Gallup от 2019 г.).
Прогнозиране – HR професионалистите могат с лекота да използват и анализират обратната връзка за целите на прогнозиране на бъдещето на компанията, очертаване на тенденции, намаляване на рисковете, повишаване на възможностите. Това проучване на Achievers дава по-задълбочени наблюдения по темата.
Съвместна работа – конструктивната обратна връзка често подобрява отношенията между служителите и ги предизвиква да споделят идеи открито, по този начин водейки до повече иновативност и креативност (както можем да видим в това проучване, поместено в The Harvard Business Review).

Ролята на Hydrogen HR в изграждането на култура на обратна връзка

Въпреки очевидните преимущества на даването на обратна връзка за служител, създаването на устойчива култура в рамките на компанията може да бъде предизвикателство за специалистите в сферата на човешки ресурси. Традиционните механизми за даване и получаване на обратна връзка често имат пробойни – отклонения, неточности, скрупули, притеснение, страх от критика, неудобство за въвлечените лица. В резултат на това, кръговратът на обратната връзка често е нарушен.

Един иновативен софтуер за управление на човешки ресурси като Hydrogen HR може успешно да се интегрира в практиките на всяка компания, независимо от сферите на дейност, така че да помогне за преодоляване на всички гореспоменати бариери. Успоредно с всички ползи на софтуера, Hydrogen HR предлага няколко възможности за атестация на служителите, които не могат да бъдат открити в други приложения.

Функция „Анкети“

Hydrogen HR разполага с функция за създаване на анкети и допитвания сред служителите, които могат да бъдат източник на ценна информация и средство за очертаване на всички корпоративни аспекти, които следва да бъдат подобрени. Според нуждите на вашия бизнес и сфера на дейност, имате възможност да създавате персонализирани анкети и допитвания и по ефективен начин да получавате обратна връзка от служителите. Как може да бъде полезна тази функция:

Годишна атестация на служителите – допитване за оценка на развитието на всеки служител в рамките на годината, както и кои заложени цели са постигнати. Анкетата се попълва както от конкретния служител, така и от неговия пряк мениджър. В тази анкета е заложена оценка по няколко различни критерия, като може да се използва петстепенна скала за оценка, стандартно оценяване с един или повече верни отговора, отворени въпроси, както и поле за допълнителни коментари. Има възможност за контрол на това кой има достъп до въпросите и отговорите.
Допитване за степен на удовлетвореност на служителите – дава възможност на служителите да споделят мнения, забележки и препоръки, а на мениджърите – да получат ценни наблюдения над очертаващи се тенденции. Този тип анкета може да бъде адресирана към всички отдели на компанията или само към определена селекция. Участието в тях може да бъде зададено като анонимно, а въпросите включват такива със скала за оценка, с един или повече верни отговори, както и свободни полета за писане на коментари.
Допитване с цел организиране на срещи с отдел Мениджмънт – дава възможност на всеки служител да заяви своето желание за среща с ръководния екип с цел споделяне на мнения, оплаквания, препоръки. Този тип анкета позволява да се посочи предпочитани от служителя час и дата за провеждане на срещата, както и поле за допълнителни коментари.

Функция „Ревюта“

HR или ръководните отдели на компанията могат да предоставят обратна връзка за служител и различни типове атестации посредством функцията „Ревюта“, която можете да откриете в падащото меню на категория „Управление на персонал“ на софтуера за управление на човешки ресурси Hydrogen HR. Софтуерът предоставя възможност за създаване на различни типове ревюта:

Годишна атестация на служител – оформя се от експерта човешки ресурси, като възможностите за персонализиране са неограничени и могат да включват избор на тип ревю/атестация, избор на провеждащия ревюто, избор на служител, за който е предвидено ревюто, избор на ден и час за провеждане, автоматично генериране на анкетата, която може да компилира различни типове въпроси и инструменти за самооценка. При генерирането на нова анкета, всеки служител, за когото е предвидено да я попълни, получава известие в самия софтуер и на имейл. Има възможност за настройване на напомняния, ако служителят се забави. Отговорите от попълнената анкета след това се препращат на HR експерта, който има възможност да ги анализира, да предостави обратна връзка, коментари, да даде оценка на служителя, както и да очертае бъдещи цели или необходими обучения и квалификации.
Ревю на служител – сходно като функционалност и възможности с годишната атестация, но може да бъде провеждано и да обхваща по-кратки периоди от една година. В падащото меню на категория „Организация“ може да бъде избрана подкатегория „Служители“. При избор на конкретен служител, HR експертът има бърз достъп до всички годишни атестации, ревюта и HR казуси, които се отнасят за конкретния служител.
HR казус – този инструмент дава възможност на специалистите човешки ресурси да реагират своевременно за разрешаването на конкретни казуси, които са възникнали между служители на компанията. При създаването на HR казус в софтуера е необходимо да се посочи ден и час на провеждане на срещата, участници в срещата, кой ще проведе срещата. Известие за насроченото обсъждане на казуса получава всеки служител, който има отношение към него, по имейл и в своя профил в програмата. След провеждане на срещата, HR специалистът има възможност да остави допълнителен коментар.

В заключение

Културата на обратна връзка е фундаментален компонент на една работна организация и нейното ефективно функциониране. В съвременната конкурентна бизнес среда, култивирането на такава култура вече не е лукс, а стратегическо преимущество. Чрез усвояването на функционалностите на иновативни HR софтуери като Hydrogen HR, специалистите в областта на човешките ресурси имат възможността да елиминират всички бариери на традиционните механизми за обратна връзка и да създадат атмосфера, в която споделянето на мнения е окуражавано, оценявано и използвано за колективен растеж. Обратната връзка, от своя страна, представлява отправна точка за създаване на култура на признание на служителите, чрез която кръговратът на една успешна компания се затваря ефективно. В този ред на мисли, Hydrogen HR предлага редица инструменти за мотивация и награждаване на служителите, повече за тях можете да научите в тази статия.